Implantação do eSocial: como a tecnologia ajuda lojas

implantação do eSocial

A implantação do eSocial começou no início de 2018. Desde então, tem mudado a rotina administrativa das empresas. Para quem ainda enfrenta dificuldade para cumprir os prazos de atualização, a principal dica é organizar os processos internos.

Neste post você vai entender o quanto é importante recorrer ao auxílio da tecnologia para garantir a dinâmica do programa e simplificar os processo internos.

Qual o risco de não fazer a implantação do eSocial?

As lojas que não fizerem a implantação do eSocial ou o envio de informações no prazo previsto poderão receber:

  • notificações;
  • multas;
  • penalidades;

Segundo o portal Exame, o Governo Federal já começou a notificar as empresas que não estão enviando os dados ao eSocial. A notificação não causa prejuízo para as empresas, é somente um alerta para colocar a casa em ordem.

Já as multas causam impacto financeiro. O atraso no envio de informações sobre a folha de pagamento, por exemplo, pode gerar multas a partir de R$ 1.812,87. Quanto maior o porte da empresa, mais ‘salgado’ o valor fica.

Se mesmo depois das multas a implantação do eSocial e o envio de dados não começar a ser feito, começam as penalidades. Depois de ter sido notificada e multada, a empresa pode ser penalizada em pagar o dobro do valor previsto para as multas.

Independente do porte da loja, o não cumprimento do eSocial pode comprometer o orçamento. Neste momento que o comércio volta a ficar aquecido e se recupera da crise, a última coisa que os empresários querem é ter prejuízo.

Portanto, a melhor saída é fazer a implantação do eSocial e cumprir todas as etapas e rotinas previstas pelo programa. Isso envolve desde a gestão de ponto dos colaboradores (para simplificar o fechamento da folha de pagamento), até o recolhimento do FGTS.

Leia mais: Implantação do eSocial: 3 passos para simplificar esse processo

Como reduzir os riscos de penalidades?

Para evitar multas e penalidades é fundamental que as lojas sigam à risca tudo o que está previsto na implantação do eSocial. Os eventos, como são chamados os envios de dados, podem ser iniciais, periódicos e não periódicos. Portanto, vale a pena ter um Calendário do RH para não perder nenhum prazo.

Porém, também é importante lembrar que muitas lojas não têm um departamento de RH. Nesse caso, a responsabilidade em cumprir as rotinas do eSocial envolve desde o proprietário da loja, gerentes e colaboradores.

Como cada um pode ajudar a evitar multas do eSocial?

Embora a responsabilidade final em cumprir as rotinas do eSocial seja da empresa, todos podem (e devem) contribuir. Principalmente nas lojas menores, onde um único colaborador tende a acumular funções.

Por isso, é importante que todos conheçam os aspectos básicos necessários para o envio de informações ao eSocial. Listamos abaixo alguns passos para colocar em prática aí na sua loja:

  • manter os processos internos organizados;
  • usar ferramentas para digitalizar as informações;
  • priorizar softwares em nuvem (informação em tempo real);
  • otimizar o fechamento da folha de pagamento;
  • manter o cadastro dos colaboradores atualizado;
  • ficar atento ao cronograma e prazos do Governo;
  • cumprir todas as rotinas do eSocial no prazo previsto.

O RH, gerente ou mesmo o proprietário da loja pode fazer uma sensibilização para explicar aos colaboradores sobre a obrigatoriedade do eSocial. Quando todos compreendem a importância do programa fica mais fácil cumprir todas as etapas. Veja abaixo como cada um pode contribuir:

RH ou proprietário

São os responsáveis por otimizar os processos, buscar ferramentas e fazer tudo para simplificar a gestão das informações. Quando a empresa não tem RH e o proprietário conta com o auxílio de uma contabilidade terceirizada, esta também pode auxiliar. Um exemplo é o fechamento da folha de pagamento, que é um evento periódico do eSocial. Portanto, deverá ser informado mensalmente.

Gerente comercial

O gerente tem muito contato com os colaboradores e sua rotina, geralmente é quem orienta os profissionais sobre as demandas do dia a dia. Principalmente sobre o registro da jornada de trabalho e a realização de exames periódicos. Essas são duas informações importantes para o eSocial.

Colaboradores

A desatualização das informações cadastrais dos colaboradores é motivo para multa do eSocial. Por isso, é importante que toda a equipe da loja informe a gerência ou o RH sobre mudança de endereço, alteração de nome por motivo de casamento e até a numeração dos documentos.

Veja também: Obrigatoriedade do eSocial para supermercados: com usar a tecnologia?

Desafios da implantação do eSocial e como superá-los

Os maiores desafios para a implantação do eSocial são a falta de informação e ausência de processos bem definidos. A boa notícia é que tudo isso pode ser resolvido com o auxílio da tecnologia.

Com softwares como o Ahgora PontoWEB é possível tornar os processos mais ágeis, garantir a autenticidade das informações, ampliar a transparência das relações de trabalho e cumprir os prazos do eSocial.

Com um software especializado em gestão de ponto, você vai perceber que tem muito mais do que o acompanhamento da jornada de trabalho. O empreendedor ou o RH ganham mais agilidade na tomada de decisão, pois têm relatórios automatizados (o que é fundamental para cumprir as rotinas do eSocial).

Resumindo, a gestão da loja ganha mais eficiência, tanto na tratativa do ponto, como no monitoramento da taxa de ocupação dos postos de trabalho (essencial para lojas com mais de uma filial).

Que cumprir todas as etapas de implantação do eSocial e evitar multas? Conheça as aplicações da Ahgora e saiba com simplificar a gestão da sua loja.

Se você ainda tem dúvidas sobre o que é e como funciona na o eSocial, clique aqui.

Implantação do eSocial: como a tecnologia ajuda lojas

Implantação do eSocial: como a tecnologia ajuda lojas

5 minutos A implantação do eSocial começou no início de 2018. Desde então, tem mudado a rotina administrativa das empresas. Para quem ainda enfrenta dificuldade para cumprir os prazos de atualização, a principal dica é organizar os processos internos. Neste post você vai entender o quanto é importante recorrer ao auxílio da tecnologia para garantir a dinâmica do programa e simplificar os processo internos. Qual o risco de não fazer a implantação do eSocial? As lojas que não fizerem a implantação do eSocial ou Continue lendo

Obrigatoriedade do eSocial para supermercados: com usar a tecnologia?

Obrigatoriedade do eSocial para supermercados: com usar a tecnologia?

5 minutos O eSocial está em vigor há mais de um ano, mas como a implantação foi dividida em etapas, cada empresa deve ficar atenta aos seus prazos. A previsão é que até janeiro de 2020 todos estejam cumprindo a rotina de atualização. Por isso, neste post vamos ajudar você a esclarecer todas as dúvidas específicas sobre o eSocial para supermercados. Você vai perceber que eSocial e estresse não são sinônimos. É possível ficar à frente dos prazos e evitar multas. Entenda a obrigatoriedade Continue lendo

Bonsenhor Contabilidade: redução de mais de 2 horas no fechamento de ponto do cliente

Bonsenhor Contabilidade: redução de mais de 2 horas no fechamento de ponto do cliente

5 minutos A sua Contabilidade leva quantos dias para a conferência manual da folha ponto dos clientes? Existe uma equipe dedicada somente para essa tarefa? A Bonsenhor Contabilidade, parceira da Ahgora há 1 ano, e renomada empresa contábil, nos contou como conseguiu otimizar o tempo de conferência e verificação de dados com os seus clientes utilizando o nosso sistema de ponto eletrônico. Com mais de 30 anos de mercado e referência na região portuária de Paranaguá, a empresa conta com 40 colaboradores e mais de Continue lendo

7 erros mais comuns na rotina de um escritório de Contabilidade

7 erros mais comuns na rotina de um escritório de Contabilidade

6 minutos A primeira pergunta que faremos para você é: Como anda o seu escritório de contabilidade? Se a resposta foi diferente de “ótima”, faremos mais algumas perguntas: Quais as maiores dificuldades que enfrenta hoje? O que motiva você a buscar alternativas para superar os enormes desafios que a rotina carrega? Se responder a essas perguntas foi muito difícil, então a sua empresa pode estar cometendo erros básicos durante as atividades do dia a dia. Vamos abordar neste post os erros mais comuns que Continue lendo

5 desafios do eSocial para restaurantes e como superá-los

5 desafios do eSocial para restaurantes e como superá-los

6 minutos Você está com dificuldade para cumprir os prazos do eSocial? A tarefa realmente não é fácil –  principalmente para restaurantes que costumam ter altas taxas de rotatividade. A boa notícia é que já é possível manter as rotinas de atualização do eSocial sem estresse. Vamos decifrar os desafios do eSocial e apresentar alternativas eficientes para a gestão e controle de ponto. eSocial na prática O eSocial é um projeto do Governo Federal criado com o propósito de reunir informações trabalhistas, fiscais e Continue lendo

Passivos trabalhistas: hora extra é o maior causador de processos no varejo

Passivos trabalhistas: hora extra é o maior causador de processos no varejo

4 minutos Você já ouviu falar que uma empresa abriu falência para não pagar o que devia aos colaboradores? Apesar de não ser uma prática comum ou frequente, esse tipo de “estratégia” é usada quando não há controle sobre os passivos trabalhistas, em crises financeiras e na falta de pagamento pelos direitos dos colaboradores. Não ter controle sobre os passivos trabalhistas causa prejuízos bem palpáveis. Mesmo se não levar a empresa à falência, causam  processos trabalhistas, multas e indenizações para o negócio. É preciso Continue lendo

Ações trabalhistas: como evitar processos contra supermercados

Ações trabalhistas: como evitar processos contra supermercados

6 minutos Horas extras, acúmulo de funções, atraso no pagamento de rescisão e assédio moral são apenas alguns exemplos de situações que podem motivar ações trabalhistas em supermercados. O objetivo das ações trabalhistas é – ou deveria ser – exigir que a empresa cumpra o acordado com o colaborador e evitar abusos em uma relação de trabalho. Acontece que o uso da má fé é possível nesse tipo de processo, e acaba por prejudicar as empresas. Ter conhecimento sobre as situações que podem levar Continue lendo

Processos trabalhistas: 4 motivos de ações contra restaurantes

Processos trabalhistas: 4 motivos de ações contra restaurantes

5 minutos Processos trabalhistas são situações desagradáveis que podem prejudicar as empresas financeiramente. Desde que sigam todas as leis e regulamentações que garantem os direitos dos trabalhadores, os riscos de sofrer com processos trabalhistas diminui consideravelmente. Do contrário, todas as empresas estão sujeitas a sofrer uma ação trabalhista. Restaurantes que sofrem processos correm o risco de ter um grande impacto em seu orçamento, ficar mal visto entre outros profissionais ou ainda receber punições do Ministério do Trabalho. Neste artigo, mostraremos quais são os tipos Continue lendo

Colaboradores intermitentes e temporários em restaurantes: 5 desafios

Colaboradores intermitentes e temporários em restaurantes: 5 desafios

6 minutos Você certamente já disse ou ouviu a frase “vamos marcar de fazer algo!” e esse combinado geralmente envolve a ida a um bar ou restaurante. Seja para o almoço diário, um happy hour ou outra comemoração. Só tem uma coisa que pode acabar com o clima agradável: o atendimento ruim. Uma saída para os estabelecimentos é contratar colaboradores intermitentes e temporários para suprir as altas demanda. No entanto, é preciso resolver alguns desafios para não perder os clientes por conta de um Continue lendo

Como gerir colaboradores intermitentes e colaboradores temporários?

Como gerir colaboradores intermitentes e colaboradores temporários?

4 minutos Durante a crise o consumidor fechou a mão e reduziu as compras, mas tudo indica que o pior já passou. As vendas do comércio voltaram a crescer e a expectativa é que o ano seja de recuperação. Com a volta às compras a sua empresa já sentiu a necessidade de ampliar o time para atender a demanda? A contratação de colaboradores intermitentes e temporários pode ser uma ótima saída. Entenda como funcionam os novos regimes de contratação A Consolidação das Leis do Continue lendo